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Notification concernant le Traitement des Données à Caractère Personnel

La protection de vos données à caractère personnel est importante pour nous. Par la présente, nous souhaitons vous informer de la façon
dont nous utilisons vos données à caractère personnel, en particulier à la lumière du nouveau règlement européen relatif à la protection
des données à caractère personnel (ci-après, le « RGPD »).

1. Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel?
Les responsables du traitement de vos données à caractère personnel sont le Concessionnaire Kia (Ets. Monfort S.A., avec son siège social à 86, Quai des Ardennes 4031 LIEGE, et avec numéro BCE BE0423740045), ‘KMB’ autant que importateur en Belgique et Luxembourg (Kia Belgium N.V., ayant son siège social à 1140 Evere, Rue Colonel Bourg 109, RPM Bruxelles, dont le numéro d’entreprise est le 0477.443.106) et ‘KME’ autant que le siège principal européen du groupe KIA (Kia Europe GmbH, Theodor-Heuss-Allee 11, 60486 Frankfurt am Main, Allemagne)

2. À quelles fins et sur quelle base juridique traitons-nous vos données à caractère personnel?
KMB et le Concessionnaire Kia traitent vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes:

  • gestion des clients (administration de la clientèle, y compris gestion de clients potentiels, existants ou anciens, rédaction et communication de devis, gestion des commandes et des contrats, gestion des livraisons et leur suivi, assistance pour l’immatriculation des véhicules, gestion des changements d’adresse ou d’autres changements de vos données, facturation des produits et services, comptabilité). Ce traitement est fondé sur la nécessité d’exécuter le contrat conclu avec vous en tant que client, ou la nécessité de prendre certaines mesures, à votre demande, avant la conclusion du contrat;
  • services après-vente, y compris l’entretien et la fourniture de pièces de rechange. Ce traitement a également comme base légale la nécessité d’exécuter le contrat conclu avec vous en tant que client, ou la nécessité de prendre certaines mesures, à votre demande, avant la conclusion du contrat;
  • le marketing direct vis-à-vis de notre clientèle existante et de notre clientèle potentielle sur la base de notre intérêt légitime en tant que Concessionnaire Kia (voir le « Consentement lié à l’utilisation des données à caractère personnel en vue du marketing direct »);
  • le respect de nos obligations concernant le monitoring des produits et la prestation de services, en rapport avec la garantie du constructeur de votre véhicule sur les véhicules vendus et les pièces, et la mise en oeuvre d’actions de rappel éventuelles ou la mise à jour de votre véhicule à l’initiative du constructeur de votre véhicule, y compris l’amélioration des produits. La base légale de ce traitement est notre intérêt légitime en tant que concessionnaire et l’intérêt légitime de l’importateur et du constructeur de votre véhicule, dans le but de garantir que votre véhicule Kia soit (et reste) sûr et performant, et que nous soyons en mesure de respecter nos obligations de garantie; y compris nos obligations légales
  • la lutte contre la fraude et les infractions par les clients et la gestion des litiges et conflits, la base légale étant notre intérêt légitime en tant que concessionnaire et/ou l’intérêt légitime de l’importateur et/ou du constructeur de votre véhicule afin de détecter et de réduire les fraudes et infractions et afin de gérer les litiges;
  • pour des analyses éventuelles dans le cadre de réorganisations ou de cessions ou acquisitions d’entreprises, la base légale étant l’intérêt légitime du Concessionnaire Kia et des parties impliquées dans ces transactions, dans le but de mener à bien des transactions;
  • fournir des informations concernant les modifications et / ou les ajustements apportés au réseau de concessionnaires; le respect de toute autre obligation légale à laquelle nous serions soumis, par exemple sur le plan fiscal ou comptable.

3. Quelles catégories de données à caractère personnel traitons-nous?
Nous traitons les catégories suivantes de données:

  • vos données d’identification personnelles telles que votre nom, prénom, adresse, adresse e-mail, téléphone (y compris le GSM), ainsi que le nom, l’identification et l’adresse de votre entreprise et votre position dans celle-ci dans le cas où nous livrions des produits ou presterions des services pour votre entreprise et des caractéristiques personnelles (âge, sexe, date de naissance) et votre langue;
  • vos préférences et intérêts quant au type de voiture qui vous intéresse, lorsque vous êtes en contact avec nous en vue de l’achat d’une voiture;
  • l’historique des offres et l’historique des voitures livrées;
  • le numéro de châssis de votre voiture ainsi que l’historique de votre voiture (première immatriculation, historique des entretiens, entretiens à venir, ordres de travail, rappels,…) et les données techniques concernant votre voiture;
  • des données financières telles que vos paiements et votre numéro de compte bancaire dans le cadre de la livraison de nos produits et la prestation de nos services, ainsi que dans le cadre de la facturation;
  • des informations/données concernant des litiges et différends;
  • des informations/données que vous nous transmettriez spontanément, par exemple lorsque vous nous posez des questions par e-mail, ou des informations/données que nous recevons lorsque vous visitez le site web de KMB (voir point 4) et lorsque, via ce site web, vous avez demandé un essai routier ou toute autre information, par exemple au sujet d’un véhicule d’occasion que nous proposons; La communication de vos données à caractère personnel est une condition nécessaire pour utiliser nos services et pour pouvoir acheter nos produits.

4: Qui a accès à vos données à caractère personnel ?
Les travailleurs, les collaborateurs et les administrateurs/gérants du Concessionnaire Kia ont accès à vos données à caractère personnel aux fins
mentionnées ci-dessus. En outre, KMB et KME, ont également accès aux données qui sont nécessaires au suivi des offres/devis, des commandes, des livraisons, des entretiens, de l’assistance lors du traitement de la garantie, si vous souhaitez faire appel à la garantie sur votre véhicule et pièces de rechange, de l’assistance au Concessionnaire Kia pour toute réclamation et le service après-vente, ou de l’assistance en vue d’éventuelles actions de rappel.

5. Transférons-nous vos données à caractère personnel en dehors de l’UE ?
Dans le cadre du traitement de la garantie de votre véhicule et de la fourniture de tout service technique, ainsi que pour le respect des obligations de surveillance des produits et à des fins de sécurité des produits, de sécurité routière et de développement et d’amélioration des produits Kia, vos
données, en particulier le numéro de châssis de votre véhicule, ainsi que les informations techniques et l’historique (d’entretien) de votre véhicule, peuvent également être partagées par KMB et KME avec le constructeur de votre véhicule, KIA Corporation, 231, Yangjae-dong, Seocho-gu, Seoul, 137 938, en Corée du Sud. A cette fin, des clauses contractuelles standard reconnues par la Commission européenne ont été conclues avec KIA Corporation.

6. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ? Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire aux fins spécifiées dans la présente notification. Cela signifie que les données sont conservées (i) pour la gestion des clients et le service après-vente: tant que dure notre relation commerciale et jusqu’à un an après l’expiration du délai de prescription applicable en cas de litiges éventuels, (ii) pour la lutte contre la fraude et les infractions, ainsi que pour la gestion des litiges : tant que dure le litige, (iii) pour le monitoring des produits et la prestation de services y-liés : tant que nous savons que vous possédez un véhicule Kia, ou plus longtemps si cela est prévu par la loi, (iv) pour une utilisation dans le cadre de réorganisation ou de cession/acquisition d’entreprises : tant que notre relation commerciale est en cours, (v) pour le marketing direct: aussi longtemps que spécifié dans la « Déclaration d’utilisation des données à caractère personnel pour le marketing direct et le consentement », (vi) pour la garantie commerciale sur votre véhicule et ses pièces : aussi longtemps que dure cette garantie et jusqu’à un an par la suite si nécessaire pour le traitement de la garantie, et (vii) pour se conformer à d’autres dispositions légales : aussi longtemps que la loi l’exige. En tout état de cause, nous supprimerons vos données à caractère personnel 5 ans après notre dernier contact, sauf si nous devons les conserver plus longtemps en raison d’une des raisons énoncées ci-dessus ou d’une obligation légale ou pour des raisons liées à la sécurité du produit.

7. Avons-nous recours à la prise de décision automatisée ?
Nous ne faisons pas usage de prise de décision automatisée, au sens de l’article 22 du RGPD.

8. Quelles mesures prenons-nous pour un traitement sécurisé? Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles raisonnables et appropriées pour assurer, au regard des risques possibles, un niveau de sécurité approprié pour maintenir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos données à caractère personnel. Les fournisseurs de services tiers auxquels nous faisons appel ont également l’obligation légale et contractuelle de prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte ou des traitements non autorisés.

9. Quels sont vos droits en vertu du RGPD?
Conformément au RGPD, vous avez:

  • le droit de nous demander d’avoir accès et de rectifier ou d’effacer les données à caractère personnel que nous traitons à votre sujet;
  • le droit de nous demander de limiter le traitement vous concernant, ainsi que le droit de vous opposer au traitement;
  • le droit de nous demander d’obtenir les données à caractère personnel que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, afin de les transmettre à un autre responsable du traitement (il s’agit du « droit à la portabilité des données »);
  • le droit, en ce qui concerne les traitements qui seraient basés sur votre consentement, de retirer ce consentement à tout moment, sans que cela n’affecte la légalité du traitement sur la base du consentement avant son retrait;
  • le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance.

Pour exercer ces droits, vous pouvez nous contacter via l’adresse e-mail suivante: privacy@kia.be

Votre Concessionnaire Kia se réserve le droit d’apporter des modifications à la présente “privacy notification” par exemple si cela est nécessaire au
regard de modifications législatives ou de directives émanant de l’autorité de surveillance compétent

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